Dobrým nápadom je urobiť krásny rozvrh všetkých vašich naliehavých a nie veľmi dôležitých záležitostí. Z nejakého dôvodu však presný harmonogram nikdy nebude úspešný. Niektoré prípady si vyžadujú viac času, ako sa pôvodne plánovalo, iné sa prehliadajú napriek harmonogramu a nepredvídané okolnosti sa objavujú s alarmujúcou frekvenciou. Stále však dodržujte rozvrh a držte krok so všetkým a je to vždy možné, vzhľadom na niekoľko pravidiel.
Návod na použitie
1
Vytvorte si rozvrh na každý deň. Aj keď máte zoznam úloh, ktoré je potrebné dokončiť do jedného mesiaca alebo týždňa, neznamená to, že vás to ušetrí od denného plánovania. Ako inak môžete riadiť svoj život, ak nie ste schopní naplánovať ani jeden deň?
2
Použite papierový denník. Nebojí sa prepätia ani výpadkov počítačov. Navyše, podľa psychológov je všetko napísané perom na papieri uložené v pamäti človeka lepšie, ako je zachytené na obrazovke.
3
Pri plánovaní rozdelte všetky prípady do piatich skupín. Prvá skupina obsahuje veľmi naliehavé záležitosti. Musia sa urobiť za každú cenu. V prvom rade by ste sa mali venovať takýmto veciam, aj keď ste príliš leniví alebo neviete, na ktorej strane pristupovať k riešeniu problému. Druhá skupina obsahuje dôležité, ale nie zvlášť naliehavé prípady. Odporúča sa robiť ich podľa plánu, ale ak sa mierne posuniete v lehotách, nestane sa nič zlé. Tretiu skupinu tvoria záležitosti, ktoré je možné priradiť niekomu: kolegovi, podriadenému, manželovi, dieťaťu. Nakoniec si zapíšte úlohy, ktoré môžete v pláne v zásade odmietnuť.
4
Nestanovujte si presné termíny až na minútu. Nie ste vysokorýchlostný vlak, ale žijúci človek. Ak napíšete správu nie o pol tretej poobede, ale o tri, nič zlé sa nestane. Vyriešiť ďalšiu úlohu rýchlejšie, ako sa očakávalo. Ak sa však nezmestíte do rámca, ktorý ste si sami stanovili, začnete byť nervózni, nahnevaní a výsledkom bude ešte ťažšie dodržiavanie harmonogramu.
5
Neobviňujte sa, ak všetko naplánované a plánované nebude vždy fungovať. Pamätajte na Paretov zákon. Hovorí sa, že osemdesiat percent výsledku osoby dosahuje dvadsať percent úsilia. Naopak, osemdesiat percent všetkých prípadov vytvára iba dvadsať percent výsledku. Inými slovami, štyri pätiny času robíte veci, ktoré naozaj nepotrebujete. Takže stojí za to byť naštvaný, ak niečo spadne z vášho rozvrhu?